Stand Mai 2024
1.1.
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Robodocxs GmbH (im Folgenden "Robodocxs" genannt) und ihren Kunden über die Nutzung der Dienstleistungen von Robodocxs zur Digitalisierung von Dokumenten und deren Weiterleitung an das ERP-System des Kunden.
1.2.
Robodocxs bietet Dienstleistungen zur automatisierten Digitalisierung von Dokumenten und deren Integration in bestehende ERP-Systeme an. Dies umfasst die Erfassung, Verarbeitung und Übermittlung von Dokumenteninhalten in strukturierter Form.
1.3.
Diese AGB gelten ausschließlich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn Robodocxs ihrer Geltung ausdrücklich zugestimmt hat.
1.4.
Änderungen dieser AGB werden dem Kunden schriftlich, per E-Mail oder durch Veröffentlichung auf der Website von Robodocxs mitgeteilt. Sie gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb eines Monats nach Zugang der Änderungsmitteilung schriftlich oder per E-Mail Widerspruch erhebt.
2.1.
Die Dienstleistungen von Robodocxs richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Mit der Nutzung der Dienste bestätigt der Kunde, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.
2.2.
Der Vertragsschluss erfolgt durch Annahme eines schriftlichen Angebots von Robodocxs durch den Kunden. Mit der Annahme des Angebots erklärt sich der Kunde mit diesen AGB einverstanden.
2.3.
Nach Vertragsschluss erhält der Kunde Zugriff auf die Software zur Dokumentendigitalisierung und -weiterleitung. Die Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
3.1.
Für die Nutzung der Dienste von Robodocxs ist eine Online-Registrierung erforderlich. Der Kunde verpflichtet sich, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen.
3.2.
Der Kunde ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten verantwortlich. Er haftet für alle Aktivitäten, die unter Verwendung seines Nutzerkontos vorgenommen werden.
3.3.
Der Kunde verpflichtet sich, Robodocxs unverzüglich über jede missbräuchliche Benutzung seines Nutzerkontos zu unterrichten und seine Zugangsdaten unverzüglich zu ändern, wenn er den Verdacht hat, dass ein Dritter davon Kenntnis erlangt haben könnte.
3.4.
Robodocxs behält sich das Recht vor, Nutzerkonten, die länger als 12 Monate inaktiv sind, zu löschen. Der Kunde wird hierüber mindestens 14 Tage im Voraus per E-Mail informiert.
4.1.
Robodocxs bietet zwei Preismodelle an:
A. Pay As You Go (PAYG): Der Kunde zahlt einen fixen Preis pro digitalisiertem Dokument. Die Abrechnung erfolgt monatlich zum Monatsende. Es besteht keine vertragliche Mindestlaufzeit.
B. Volume Commitment (VOLC): Der Kunde vereinbart eine feste Vertragslaufzeit (z.B. 1, 2 oder 3 Jahre) und sichert eine Mindestabnahme an Dokumenten zu. Die genauen Konditionen werden im individuellen Vertrag festgelegt.
4.2.
Die Bezahlung kann entweder per Kreditkarte online oder per Rechnung erfolgen. Bei Zahlung per Rechnung ist der Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug fällig.
4.3.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
4.4.
Robodocxs behält sich das Recht vor, die Preise mit einer angemessenen Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zu ändern. Bei laufenden VOLC-Verträgen gilt eine Preisänderung erst ab der nächsten Verlängerungsperiode.
5.1.
Robodocxs gewährleistet eine Verfügbarkeit der Dienste von 99,99% im Jahresmittel.
5.2.
Wartungsarbeiten und geplante Systemupdates werden dem Kunden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt und finden in der Regel außerhalb der üblichen Geschäftszeiten statt.
5.3.
Individuelle Service-Level-Agreements können separat vereinbart werden und haben Vorrang vor den hier genannten Bestimmungen.
6.1.
Robodocxs verpflichtet sich zur Geheimhaltung aller vom Kunden in das System eingegebenen oder hochgeladenen Daten. Diese werden ausschließlich zum Zweck der Vertragserfüllung verarbeitet.
6.2.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DSGVO. Einzelheiten hierzu sind in der separaten Datenschutzerklärung geregelt.
6.3.
Robodocxs trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit der Kundendaten zu gewährleisten und sie vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen.
6.4.
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden alle Kundendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen erfordern eine längere Speicherung.
6.5.
Der Kunde bleibt Eigentümer und Verantwortlicher für alle von ihm in das System eingegebenen Daten und Dokumente.
7.1.
Robodocxs haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung von Robodocxs, seinen gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen beruhen.
7.2.
Für sonstige Schäden haftet Robodocxs nur, wenn sie auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung von Robodocxs, seinen gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen beruhen.
7.3.
Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen, sofern keine wesentlichen Vertragspflichten verletzt werden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
7.4.
Im Falle einer Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist die Haftung von Robodocxs auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
7.5.
Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
7.6.
Robodocxs haftet nicht für den Verlust von Daten, wenn der Schaden bei ordnungsgemäßer Datensicherung im Verantwortungsbereich des Kunden nicht eingetreten wäre.
8.1.
Der Kunde ist verpflichtet, die zur Verfügung gestellten Dienste nur für den vertraglich vereinbarten Zweck zu nutzen und dabei alle anwendbaren Gesetze und Rechtsvorschriften zu beachten.
8.2.
Der Kunde trägt die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm bereitgestellten Daten und Dokumente.
8.3.
Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen.
8.4.
Der Kunde hat Robodocxs unverzüglich über jede unbefugte Nutzung seines Kontos oder andere Sicherheitsverletzungen zu informieren.
8.5.
Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm in das System eingegebenen Daten frei von Viren, Trojanern oder anderer Schadsoftware sind.
8.6.
Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßige Backups seiner Daten durchzuführen, soweit dies nicht ausdrücklich als Leistung von Robodocxs vereinbart wurde.
9.1.
Für alle Rechtsbeziehungen zwischen Robodocxs und dem Kunden gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
9.2.
Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz von Robodocxs, sofern der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
9.3.
Robodocxs ist berechtigt, auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen.